入力フォーマットには、以下の項目をたてる。
１ ファイル名・・・撮影ページのファイル名
２ 宛名・・・発送簿各ページの宛名データ
３ 年月日・・・記載された年月日
４ 品名・・・記載された書名や品名
５ 種別・・・書籍、雑誌、文具・その他の３つのいずれかを入力
６ 価格・・・記載された価格
７ 数量・・・記載された数量
８ 印・・・「写」「品戻」などの判の情報
９ 添え書き・・・取引に関して書き添えられている情報
10 書名・・・略した題名を多く用いているので正式な書名を記入
11 著者名・・・項目10の著者名
12 発行年月日・・・項目10の発行年月日
13 発行所など・・・項目10の発行所情報
14 書誌確認・・・上記10-13の書誌確認のもととなったデータベース名
15 表紙・・・発送簿の表紙情報
16 注記・・・その他適宜必要な場合に使用
17 作成者情報・・・入力担当者名
その他、細則
・書誌確認は早稲田大学、webcat、国会図書館のデータベースで行い、確認もとをw、c、nでしめす。確認できなかったものは「無」を入れる。複数候補があって推定した場合は注記に「書名推定」を入れる。推定でもできるだけ書誌情報を入れる。
・雑誌が出てきた場合の書誌は、発行元、発行年を記すのみとする。